NS Voice : l'agent vocal IA pour notaire lancé par Notariat Services avec Volubile

Ce 30 septembre, à Lille, Notariat Services présente NS Voice à l'occasion du 122e Congrès des notaires de France. C'est un agent téléphonique IA conçu pour les offices notariaux, construit sur la plateforme Volubile. Il a un objectif simple : qu'aucun client d'une étude ne tombe plus sur une ligne qui sonne dans le vide.

Notariat Services, cinquante ans d'outils pour les notaires

Notariat Services a été fondé en 1967 par un notaire, à Pompadour en Corrèze. Le groupe édite immonot.com, le site immobilier des notaires, ainsi que les magazines des notaires distribués en études. Il accompagne aussi les offices sur leur communication digitale : sites web, diffusion d'annonces multi-sites et vente interactive.

Son rôle n'est pas de faire de la veille technologique pour le principe. Il consiste à apporter aux études des innovations qui fonctionnent déjà, sans leur faire essuyer les plâtres. NS Voice s'inscrit dans cette logique, comme l'explique son président, François-Xavier Duny :

« Depuis plus de cinquante ans, notre métier consiste à donner aux notaires les outils de leur époque. NS Voice s'inscrit dans cette continuité. Pour le construire, nous avons choisi la plateforme Volubile, l'une des meilleures solutions d'intelligence artificielle vocale du marché, et c'est avec leurs équipes que nous avons conçu un outil pensé spécifiquement pour les études. L'intelligence artificielle est ainsi mise au service de ce que le notariat a de plus précieux : la confiance et la proximité. »

Le point de départ : zéro appel sans réponse

Le premier sujet que Notariat Services a voulu résoudre pour ses clients est celui du service client. Pour François-Xavier Duny, la question se pose ainsi : comment un officier public peut-il garantir à ses clients qu'ils obtiendront toujours une réponse au téléphone ?

Dans une étude, le téléphone est souvent le premier contact : prise de rendez-vous, suivi d'un dossier de vente, question sur une succession. Une étude qui ne décroche pas donne une mauvaise image, alors que la relation repose précisément sur la disponibilité. Selon François-Xavier Duny, des études équipées de ce type de standard gagneraient beaucoup en efficacité, avec un bénéfice direct pour la qualité du service rendu au public.

Testé en interne avant d'être proposé aux études

Avant de proposer quoi que ce soit aux notaires, Notariat Services a basculé sa propre hotline sur l'agent vocal. Aujourd'hui, l'ensemble de son support passe par ce système, entièrement paramétré pour que l'IA réponde. Pour l'équipe, c'est en suivant les taux de décroché au quotidien qu'elle a été convaincue.

Ce test a aussi permis de tirer un enseignement utile. Au départ, l'agent ne précisait pas qu'il s'agissait d'une IA, et certains appelants raccrochaient en le découvrant en cours d'échange. Annoncer clairement la nature de l'interlocuteur dès le début est devenu une règle de conception.

Ce que fait NS Voice pour une étude notariale

NS Voice est intégré directement dans l'offre de Notariat Services, et plus précisément dans les services liés au cœur de métier du notaire, et non dans la communication ou les annonces. L'offre s'organise en trois niveaux :

• Ne plus laisser d'appel sans réponse : accueil téléphonique de base, l'agent décroche, renseigne et oriente l'appelant.
• Libérer l'agenda du secrétariat : prise de rendez-vous directement pendant l'appel.
• Orienter vers le bon collaborateur : identification de la nature juridique de la demande pour la transmettre à la bonne personne.

Notariat Services prend en charge toute la mise en place : l'onboarding de l'étude, la création de l'agent et sa personnalisation. Le notaire dispose ensuite d'un tableau de bord qui résume l'activité téléphonique sur une seule page.

Pour une étude, c'est la même logique qu'un standard téléphonique IA classique, mais pensée pour les demandes et le vocabulaire du notariat.

Sur le terrain : un accueil qui se recentre sur l'humain

NS Voice est déjà livré à dix études clientes. Pour ces premiers déploiements, Notariat Services a choisi des notaires plutôt technophiles, prêts à tester et à faire remonter leurs retours.

Côté études, le premier constat concerne le personnel d'accueil. Moins sollicitées par les appels simples, les standardistes gèrent mieux leur temps et se concentrent sur l'accueil des clients présents à l'étude. C'est ce que l'on observe aussi dans d'autres secteurs qui ont adopté l'accueil téléphonique par IA : l'agent prend en charge les appels répétitifs, et les équipes récupèrent du temps pour les échanges où leur présence compte vraiment.

Pourquoi un agent vocal IA plutôt qu'un simple répondeur

Un répondeur enregistre un message. Un agent vocal IA mène une conversation : il comprend la demande formulée en langage naturel, pose les bonnes questions et agit, que ce soit fixer un rendez-vous ou transmettre l'appel. Pour une étude, la différence se voit sur la prise de rendez-vous et sur la qualité de l'orientation.

Volubile rejoint ainsi l'écosystème de ses partenaires avec un acteur historique du notariat, qui connaît les usages des études mieux que personne. Vous souhaitez voir comment un agent vocal IA s'adapte à votre activité ? Demandez une démo.

FAQ

Qu'est-ce que NS Voice ?

NS Voice est l'agent vocal IA de Notariat Services, conçu pour les études notariales et construit sur la plateforme Volubile. Il répond aux appels, oriente les clients et prend les rendez-vous.

Un agent vocal IA peut-il prendre des rendez-vous pour un notaire ?

Oui. NS Voice propose la prise de rendez-vous directement pendant l'appel, sans intervention du secrétariat.

L'agent donne-t-il des conseils juridiques ?

Non. Il identifie la nature de la demande pour l'orienter vers le bon collaborateur de l'étude. Le conseil reste l'affaire du notaire.

Comment une étude peut-elle s'équiper ?

Directement auprès de Notariat Services, qui gère l'onboarding, la création et la personnalisation de l'agent, puis donne accès à un tableau de bord de suivi.

Les appelants savent-ils qu'ils parlent à une IA ?

Oui. Les premiers tests ont montré qu'il valait mieux l'annoncer clairement dès le début de l'appel.